アウトバウンド電子メール
[変更:8.5.113.11, 8.5.118.10]
目次
アウトバウンド電子メール インタラクションを作成するには、いくつかの方法があります。
- インバウンド電子メール インタラクション ウィンドウで、以下のボタンをクリックします。
- 返信 (
) - 全員に返信 (
)
- 返信 (
- チーム コミュニケーターを使用してコンタクトを見つけ、[新しい電子メール] を選択します。
- コンタクト ディレクトリから、[新しい電子メールの作成] を選択します。
- 作業ボックス ビューから、インバウンド電子メールに返信します。
- コンタクト履歴 から、インバウンド電子メールに返信します。
- 音声、チャット、またはワークアイテムのインタラクションの最中に、接続しているパーティの名前の左側にあるアクション メニューをクリックして、[新しい電子メール] を選択します。
このビュー内のテキストのサイズを変更するには、メイン メニューのズーム コントロールを使用します (設定と基本設定の管理を参照)。環境によっては、この機能は使用できない場合があります。[追加:8.5.109.16]
コンタクトセンターにおいて問題があり、インタラクションを処理するサーバーへの接続が失われた場合は、一部の機能を一時的に使用できなくなるか、コンタクトとのインタラクションが失われる可能性があります。Workspace で、使用可能な各メディア チャンネルのステータスについて知らせるシステム メッセージが表示されます。
アウトバウンド電子メール インタラクション ウィンドウ
アウトバウンド電子メールのインタラクション ウィンドウでは、以下のような電子メール関連の多数のタスクを処理することができます。
- 後で対処できるよう電子メール インタラクションを作業ボックスに保存する。
- 選択したファイルを電子メール インタラクションに添付する。メモ:Workspace の設定によっては、添付ファイルの種類が制限されている場合があります。禁止されているファイル タイプ (.exe、.bat、.jar、.js など) を選択すると、会社ではそのファイル タイプの添付ファイルは許可されていないことを知らせるエラー メッセージが表示されます。
- HTML フォーマットの電子メール インタラクションの本文に画像を挿入する。
- 電子メール インタラクションを送信せずに削除する。
- 内部ターゲットまたはコンタクトとの音声コンサルテーションを開始する。
- 内部ターゲットとの IM コンサルテーションを開始する。
- 電子メールの送信元として許可されている [差出人] アドレス ドロップダウン リストから送信者を選択する。
- [宛先:] をクリックして コンタクトの検索 ビューを開き、受信者の代替電子メール アドレスを選択する。
- カーボン コピー (CC) の受信者を 1 名以上追加する。
- ブラインド カーボン コピー (BCC) の受信者を 1 名以上追加する。
- コンタクト データベースに受信者の電話番号がある場合に、受信者にコールを発信する。
- 受信者が内部ターゲットの場合に、受信者に インスタント メッセージ (IM) を送信する。
- 対応コード を設定する。
- メモ を使用してインタラクション履歴にメモを添付する。
- 現在のインタラクションの ケース データ (付属的なデータ) を表示する。
- コンタクト履歴の表示と管理を行う。コンタクト履歴から電子メール インタラクションを開いて、戻す。
- コンタクト情報 を表示および管理する。アカウントの設定によっては、手動コンタクト割り当て機能を使用することで、不明なインタラクションをコンタクト データベース内のコンタクトに割り当てることもできます。
- 折りたたみ/展開のインタラクション ビュー ボタンをクリックして、現在のインタラクションに関するコントロールと情報の非表示/表示を切り替える。
| 折りたたみ | 
|
| 展開 | 
|
- 標準応答ライブラリを確認して電子メール インタラクションに応答を挿入、または事前定義されたショートカット キーワードを入力して応答を自動挿入してください。
- 現在の電子メール インタラクションを印刷する。
- 電子メールの件名を指定または変更する。
- 返信を作成するか、新しい電子メール インタラクションを作成する。
- 電子メール インタラクションのフォーマットをテキストのみと HTML との間で切り替える。
- HTML フォーマットの電子メール インタラクションのフォント、テキスト スタイル、および段落書式を指定する。
- スペル チェック機能で使用される言語を選択する。
- 受信者に電子メール インタラクションを送信する。
- 送信ボタンをクリックし、ドロップダウン メニューから [仮送信] を選択すると、仮の返信メール インタラクションが送信されます。
アウトバウンド電子メールの送信
アウトバウンド電子メール インタラクションは、テキストのみのフォーマットまたは HTML フォーマットで作成できます。HTML フォーマットの電子メール インタラクションでは、メール本文の書式を指定することや、標準応答ライブラリから HTML フォーマットの応答を追加することができます。テキストのみの電子メールでは、HTML フォーマットの標準応答はサポートされていません。ただし、HTML フォーマットの標準応答には構成部分がテキストのみのものもあり、こうしたものについては挿入が可能です。
アウトバウンド電子メール インタラクションの新規作成
アウトバウンド電子メール インタラクション ビューには、電子メール、画像、表、およびハイパーリンクのフォーマットに役立つツールバーがあります。ただし環境によっては使用できないボタンもあります。
インバウンド電子メール インタラクションに返信する場合、またはアウトバウンド電子メール インタラクションを新規作成する場合は次のようにします。
- まず、[宛先] フィールドに受信者の電子メール アドレスを入力するか チーム コミュニケーター から受信者を選択して、受信者を 1 人以上指定します。受信者をさらに追加するには、[CC の追加] メニューを使用します。
- 次に、[件名] フィールドに電子メール インタラクションの件名を入力します。
- スペル チェックの言語が正しいことを確認します。
- HTML フォーマットの電子メール インタラクションを送信する場合は、電子メール インタラクションの本文に適用するフォント、フォント サイズ、およびスタイルを選択します。テキストにさまざまなフォント、フォント サイズ、および色を設定するには、個々の文字、単語、またはテキスト ブロックを選択してから、さまざまなオプションを指定してそのテキストに適用します。
- 個々の段落の書式を指定するには、段落を選択してから段落書式のボタンを使用して、番号付きリスト、箇条書き、インデント、右揃え、中央揃え、左揃え、またはブロック段落の書式を選択します。
- 電子メール インタラクションを作成するには、作成領域に直接入力するか、作成領域で挿入ポイントをクリックして標準応答ライブラリから応答を挿入します。切り取り、コピー、および貼り付けの編集ツールを使用するには、作成領域を右クリックします。
- バージョン 8.5.113.11 以降の Workspace では、アウトバウンド メール インタラクションの電子メール作成領域で [Tab] キーを押すとタブを入力できます。このため、[TAB] キーを使用して次のコントロールやフィールドに移動するには、最初に [Ctrl] + [TAB] を押して、テキスト作成領域外に移動する必要があります。この機能はアクセシビリティ用の設定が行われている環境では無効になっている場合があります。この場合、電子メール作成領域でタブを入力することはできませんが、[TAB] キーでタブ順に次のコントロールに移動することができます。
- 指定したスペル チェック辞書にない単語の下には赤い波線が表示されます。スペルを間違えた単語は、右クリックして修正するか、個人用辞書に追加することができます。また、スペル チェックの誤りを今回だけ無視する ([無視]) か、常に無視する ([すべて無視]) ように指定することもできます。
- システムの設定によっては、スペルを間違えた単語を含むメッセージを送信しようとした場合に、スペルが間違っている可能性のある単語を修正せずにメッセージを送信してもよいか確認する警告ダイアログ ボックスが表示されます。[はい] をクリックしてメッセージをそのまま送信するか、[いいえ] をクリックしてメッセージに戻り、スペルを間違えた単語を修正します。[追加:8.5.105.12]
- [イメージの挿入] (
) をクリックするか、画像をコピーして電子メール インタラクション本文内の挿入位置に貼り付けると、インライン画像を挿入できます (HTML フォーマットの場合のみ)。[追加:8.5.113.11]
- 画像を挿入した後、画像の隅または端をドラッグすると画像サイズを変更できます。
- 画像の隅をドラッグすると画像の幅と高さの比は維持されます。画像の端をドラッグすると画像が歪みます。
- 画像を小さくすると、送信する画像ファイルのサイズが小さくなります。これは送信する画像のサイズが送信可能なサイズを超えている場合に役立ちます。
- 画像を大きくしても画質はそれほど良くならず、ファイルのサイズは大きくなります。
- 電子メールの本文にハイパーリンクを挿入できます。ハイパーリンクの作成、編集、削除の詳細については「ハイパーリンクの作成および管理」を参照してください。
- 必要に応じて、処理コード を指定します。
- 電子メール インタラクションが完了したら、次のいずれかのアクションを実行できます。
- 後で追加作業や確認ができるようにそれを作業ボックスに保存するには、作業ボックスに保存 (
) をクリックします。 - 指定した受信者に電子メール インタラクションを送信するには、[送信] (
) をクリックします。電子メール インタラクション ウィンドウが閉じ、インバウンド電子メール インタラクションが完了としてマークされます。 - 仮の返信メール インタラクションを送信するには、送信ボタンをクリックし、ドロップダウン メニューから [仮送信] を選択します。電子メール インタラクション ウィンドウは開いたままになり、インバウンド電子メール インタラクションに完了のマークは付きません。
- 電子メール インタラクションを保存せず、送信もしない場合は、[削除] (
) をクリックします。
- 後で追加作業や確認ができるようにそれを作業ボックスに保存するには、作業ボックスに保存 (
ハイパーリンクの作成および管理
[追加:8.5.118.10]
電子メール インタラクションに URL ハイパーリンク (ウェブサイトへのリンク) を入力してキーボードの Space キー、Enter キー、または Return キーを押すと、アウトバウンド電子メール作成ビューが自動的に URL ハイパーリンクを検出します。入力した URL が有効ではない場合、ハイパーリンクは作成されません。URL のフォーマットは管理者が定義しています。URL を入力してもハイパーリンクに変換されない場合、管理者にフォーマットの定義を問い合わせてください。
電子メール インタラクションが HTML フォーマットの場合、Workspace では [ハイパーリンクの挿入] ダイアログ ボックスを使用して 2 通りの方法でハイパーリンクを作成することができます。以下のアクションのいずれかを実行してダイアログ ボックスを開きます。
- 挿入する位置を右クリックして、コンテキスト メニューから [ハイパーリンクの挿入] を選択する。
- [ハイパーリンク] ボタン (
) をクリックする。
[ハイパーリンクの挿入] ダイアログ ボックスにはフィールドが 2 つあります。
- 表示テキスト — URL ではなくテキストをハイパーリンクとして表示したい場合、このフィールドにテキストを入力します。たとえば自社ウェブサイトのハイパーリンクを追加する際、このフィールドに自社名を追加すると、アウトバウンド電子メールでは自社名がクリック用リンクになります。この機能は、ハイパーリンクにする URL が非常に長く、電子メール メッセージに URL 全体を表示したくない場合に特に便利です。このフィールドを空白にすると、URL がハイパーリンク テキストとして表示されます。
- アドレス — http:// または https:// を含む完全な URL を入力します。
電子メール インタラクションに挿入したハイパーリンクを管理するには、ハイパーリンクを右クリックしてコンテキスト メニューから以下のいずれかのオプションを選択します。
- ハイパーリンクの編集 — [ハイパーリンクの編集] ダイアログ ボックスを開きます。
- ハイパーリンクを開く — 新規ブラウザ ウィンドウまたは新規タブでハイパーリンクのリンク先を開きます。この機能を使うと、コンタクトに送信する前に URL を確認できます。
- ハイパーリンクの削除 — ハイパーリンクをテキストに変換します。注: ハイパーリンクに表示テキストが設定されておらず、URL からテキストへの変換直後に Space キー、Enter キー、または Return キーを押した場合、ハイパーリンクは URLに再変換されます。
表示テキストまたは URL にカーソルをあわせてツールバーの [ハイパーリンク] ボタンをクリックしても、[ハイパーリンクの編集] ダイアログ ボックスを開くことができます。ハイパーリンクの表示テキストを編集するには、表示テキストにカーソルをあわせて、通常のテキストと同様に編集します。
新規ブラウザ ウィンドウまたは新規タブで URL を開くには、Ctrl キーを押しながらハイパーリンクをクリックします。
URL からハイパーリンクを削除するには、URL の終点にカーソルをあわせて Delete キーを押します。表示テキストからハイパーリンクを削除するには、テキストの終点にカーソルをあわせて Delete キーを押します。
ビデオを見る: ハイパーリンク テキストの作成 (電子メール & チャット)
電子メールの品質保証 (QA) レビュー
アカウントの設定によっては、電子メール インタラクションをコンタクトに送信する前に、QA レビューのために、アウトバウンド電子メール インタラクションがチーム リードまたはスーパーバイザーに送信される場合があります。QA レビュー担当者向けに、ここでレビュー プロセスについて説明します。
QA レビュー担当者は、電子メール インタラクションを送信者に差し戻して修正を求めるか、承認して送信を許可します。また、レビュー プロセスは複数回繰り返す必要がある場合があります。
レビューのために送信された電子メール インタラクションは、レビュー担当者に送信されるか、レビュー専用の作業ボックスに保存されます。レビューされた電子メール インタラクションは、送信者に直接返されるか、修正または再作成が必要な電子メール インタラクション専用の作業ボックスに保存されます。
管理者がレビューのステータスを表示する設定にしている場合は、ステータスがインタラクションの [ケース情報] に表示されます。これにより、電子メール インタラクションの内容を修正する必要があるかどうかを把握できます。ステータスが [拒否] (またはシステム管理者が定義したその他の対応) になっている場合、その電子メール インタラクションはコンタクトに送信されていません。
レビュー担当者は、その電子メール インタラクションの内容を修正するか、メモ ビューに送信者への指示を追加します。
送信者は電子メール インタラクションを修正してから [送信] をクリックしてレビュー担当者に送り返し、承認または拒否の判定を受けます。
関連リソース
Workspace Desktop Edition ユーザー ガイド (英語版のみ) では、Workspace のすべての機能の操作について詳細に説明します。次のレッスンが役立ちます。
- Handle An Email Interaction (電子メール インタラクションの処理)
- Blend Different Media Into A Single Conversation (1 つの会話にさまざまなメディアをブレンドする)
- Main Window Basics (メイン ウィンドウの基本)
- Workspace Windows and Views (Workspace のウィンドウとビュー)
- Basic Use-Case Summary (基本的な使用例のサマリー)
関連トピック